Chair and Board

时间：2021年4月2日 22:00（美东时间）

与会人：迟世宏, 胡荣湘, 李先进, 李逊, 黄河, 牛磊, 黄森华, 谭雪环

主持：迟世宏

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

1. 2020 财务 (胡荣湘/李逊)
   1. 2020 运营费用比往年高，主要增加的费用是开始使用CPA来做电子报税, 和秘书处费用不再能从别的渠道共享部分花销。
   2. 2020年报税已经约好CPA在4月底左右完成。年度财报还需要完成跟新创对账部分。
2. USTCAF Investment proposal (黄河)
   1. Harry has contacted 5 finance management companies for separated manage account proposal for USTCAF. These 5 companies are: BofA ML, Fidelity, JP Morgan, UBS, Vanguard.
   2. A summary of score cards for all five companies are presented.
   3. Shihong, Harry and USTCAF finance team will draft a proposal and capturing the benchmark and escape pass, for the board to vote on.
3. 爱心奖 （谭雪环、迟世宏）：
   1. 有GW捐助人提出贫困生的标准核定问题，爱心奖负责人需要跟进和跟科大厘清．
   2. ＧＷ新闻稿需要告知校友们GW资助金额从今年新评选的GW开始升高到每年4500元人民币。
4. 关于设立USTCAF Chief Security Officer的提议 （牛磊）
   1. 提议设立USTCAF Chief Security Officer掌管AF的IT， Gsuite等，规范个人数据的保护，和保证AF工作和文档的连续性。
   2. 牛磊提议由李嘉做USTCAF Chief Security Officer。
   3. 牛磊根据这次理事会讨论的意见，draft a formal resolution for follow up voting.
5. USTCAF Documentation 的讨论
   1. 牛磊建议AF考虑用Gsuite 来做 AF documentation
   2. 中国国内的理事和秘书处能否顺畅的使用Gsuite是个潜在的问题。 牛磊会先尝试看秘书处Helen能否使用Gsuite,同时也跟李嘉讨论可行性。
6. Ambassador program　和　AF的Seminars/Events　（李先进）
   1. Run events to train the team
   2. Build volunteer teams and give them growth opportunities and mentoring
   3. USTCAF to host a few more events together with local alumni associations, including a big event in Sept.
7. 今年科大学生的飞跃计划　（John bring up to the board for Ellen）
   1. Ellen to get a detailed proposal for board to consider.
   2. John propose to also leverage this as an opportunity to recruit USTCAF volunteers.

USTCAF 2020理事会2020 年第三季度会议纪要

时间：2020年9月18日 22:00（美东时间）

与会人：

理事：迟世宏，谭雪环，王艾伦， 胡荣湘，刘新乐，张冬欣，李先进，李逊，庞华栋

项目负责人：赵晗

主持：迟世宏（理事会主席）

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

1. 迟世宏主席总结了USTCAF 2020Q3 的工作进展和需要跟进的几项工作。

   1. 另附秘书处工作报告 （开会前放在basecamp, 会议中不详细展开讨论) -Helen

https://basecamp.com/1999944/projects/4682542/messages/93187369

2. 提案和表决结果:

   1. RESOLUTION: GBR-2020-38 Appointment of Secretary

http://www.ustcaf.org/about-us/governance/resolutions/362-resolution-gbr-2020-38-appointment-of-secretary

理事会投票表决通过了提案. 投票结果:

• 7票赞成：迟世宏，李逊，张冬欣，胡荣湘，王艾伦，李先进， 谭雪环

• 2票未投：刘新乐，庞华栋

2. RESOLUTION: GBR-2020-39 Regular Board Meeting Time

http://www.ustcaf.org/about-us/governance/resolutions/363-resolution-gbr-2020-39-regular-board-meeting-time

理事会投票表决通过了提案. 投票结果:

• 8票赞成：迟世宏，李逊，张冬欣，胡荣湘，王艾伦，李先进， 谭雪环， 庞华栋

• 1票未投：刘新乐

3. RESOLUTION: GBR-2020-40 Investment Sharing for Sub-funds

http://www.ustcaf.org/about-us/governance/resolutions/364-resolution-gbr-2020-40-investment-sharing-for-sub-funds

理事会投票表决通过了提案. 投票结果:

• 6票赞成：迟世宏，李逊，张冬欣，胡荣湘，王艾伦， 谭雪环

• 1票未投：刘新乐，李先进，庞华栋

3. 工作项目的讨论：

   1. 成立一个Investment Task Force，由几位理事和几位投资方面的专家校友组成， 给理事会提供一个新的投资方案，由理事会决议。会议中建议迟世宏，胡荣湘，刘新乐等理事参加，具体名单世宏会再询问理事们和自愿者团队愿意参加的都可以加入。

   2. 提高爱心奖金额的方案：

      1. 赵晗提到USTCAF曾经尝试过除了每年3000元人民币的资助外增加一档每年5000元人民币的资助。这个方案也可以尝试重新实行。

      2. 世宏和秘书处一起找2016年理事会的文件中有无相关的决议可以依照执行。如果有相关决议可以按相关决议执行。如果没有相关决议，理事会再决定具体的方案。

   3. Goodwill Manager Change: 周为民完成今年GW募捐后改到别的项目。需要一个新的Goodwill Manager。建议别的相关团队一起来协助做。Goodwill Manager负责协调相关工作。谭雪环可以作为Goodwill Manager 负责GW团队的协调工作，先看一下现在Goodwill Manager的相关工作。

   4. USTCAF PR Team: 王艾伦负责重新启动PR 团队， 加强USTCAF的文宣。

   5. 迟世宏介绍了Eric Lin 要sponsor 一个 documentary film to record the changes at USTC over the years and into the future。 后续文宣团队和秘书处可以一起跟进。

时间：2020年12月18日 22:00（美东时间）

与会人：

USTCAF2020理事：迟世宏, 谭雪环, 王艾伦, 胡荣湘, 李先进, 李逊, 庞华栋

USTCAF2021理事：迟世宏, 谭雪环, 胡荣湘, 李先进, 李逊, 庞华栋, 黄河, 牛磊, 黄森华

主持：迟世宏（2020理事会主席）

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

会议纪要：

1. 2020理事会Q4会议：

出席的USTCAF2020理事：迟世宏, 谭雪环, 王艾伦, 胡荣湘, 李先进, 李逊, 庞华栋

1)    迟世宏主席总结了USTCAF 2020Q4 的工作进展和Q3理事会后需要跟进的几项工作。

1. 另附秘书处工作报告 （开会前放在basecamp, 会议中不详细展开讨论) -Helen

2)    迟世宏和胡荣湘汇报了AF  Investment Task Force 的情况。

3)    王艾伦汇报了AF  PR group的情况.

4)    提案和表决结果:

1. 设立理事会正式授权的GW Manager. RESOLUTION: GBR-2020-41 ESTABLISHING THE POSITION OF GOODWILL MANAGER

理事会投票表决通过了提案. 投票结果: 7票赞成-- 迟世宏, 谭雪环, 王艾伦, 胡荣湘, 李先进, 李逊, 庞华栋

1. 理事会正式任命谭雪环为GW Manager. RESOLUTION: GBR-2020-42 APPOINTMENT OF GOODWILL MANAGER

理事会投票表决通过了提案. 投票结果: 7票赞成-- 迟世宏, 谭雪环, 王艾伦, 胡荣湘, 李先进, 李逊, 庞华栋

1. 从下一年度评审开始，提高GW资助金额到4500元人民币（以前的3000人民币一年资助已经10多年未根据费用上涨而调整）。RESOLUTION: GBR-2020-43 INCREASING GOODWILL AWARD AMOUNT

理事会投票表决通过了提案. 投票结果: 7票赞成-- 迟世宏, 谭雪环, 王艾伦, 胡荣湘, 李先进, 李逊, 庞华栋

2. 2021理事会第一次会议：

USTCAF2021理事：迟世宏, 谭雪环, 胡荣湘, 李先进, 李逊, 庞华栋, 黄河, 牛磊, 黄森华

1） 新老理事相互介绍，2020届理事会主席向新理事简略介绍AF历史以及现状，现场交流

以及释疑

2)    提案和表决结果:

1. 提名迟世宏为UATCAF执行团队President

理事会投票表决通过了提案. 投票结果: 9票赞成-- 迟世宏, 谭雪环, 胡荣湘, 李先进, 李逊, 庞华栋, 黄河, 牛磊, 黄森华

3)    USTCAF2021理事会主席和副主席选举：

1. 主席选举结果： 李先进当选2021理事会主席。

李先进（6 票），黄河（2票）

1. 副主席选举结果： 黄河当选2021理事会副主席。

黄河（8票）

4)    AF Investment Proposal：

75. 胡荣湘介绍了USTCAF现在的资产配置：　总资产150万美金， 其中～５０％ （75.5万美元 Schwab S&P500）, 41.3万美元AF帐上的现金， 28万美元在partner holding科大教育基金会用于及时发放各项奖助学金等，5.2万美元在partner holding (新创代收)
76. 2020理事会有几次关于投资和找关于专业投资人的讨论
77. 黄河介绍了对投资组合和Hire External Investment Manager的几项建议。理事会讨论决定黄河在下次理事会左右的时间点提出具体方案供理事会做决定。

5)    理事会讨论了除了现有的Programs以外，如何能更好的服务USTCAF的会员和科大校友。

时间：2020年6月26日 22:00（美东时间）

与会人：

理事：迟世宏，刘心乐，李逊，张冬欣，胡荣湘，王艾伦，李先进，庞华栋，谭雪环

各项目负责人：周为民，李嘉

主持：迟世宏（理事会主席）

会议记录/文档存档： 胡荣湘（秘书长）/刘多（秘书处)

    详细文档请参阅：https://basecamp.com/1999944/projects/4682542/messages/91927139

        https://docs.google.com/document/d/1ifdSlyVxu1Nc_007hhFcYb-UkmKEfakraYjG4fpVVQk/edit

1. 2019年finance summary - 胡荣湘/李逊

• 2019年总共收入$293.7k, 其中捐赠收入$159.3k, 投资和科大更正的18年花销$134.4k。
• 2019年总支出$119.5k. 2019年总共盈余$174.2k， 总资产$1531.8k.
• 中国从2018年底开始对海外组织汇往国内和在国内发放的每笔经费都要备案，备案需要时间。AF现在在科大会预先备案和留有两年以上的经费，每两年做一次备案。
• AF过去５年每年平均收入$237.5k, 其中符合公众捐赠部分$185.6k。
• 2019财报和报税记录： https://basecamp.com/1999944/projects/4682542/messages/91927139
• 每年的财报对公众公开在USTCAF 网页： http://www.ustcaf.org/about-us/finances
• 有关几笔AF记录的Benevity 2019年1月和2020年1月捐赠记录Q/A

https://docs.google.com/document/d/1RHUq2F9P8gwJmggsnklON6mZFvJ3iuKNec_OaJ6btgA/edit?usp=sharing

2. 接受大额捐赠的可能性和执行 -李逊/ 胡荣湘

• 科大教育基金会告知AF，有一位美国大额捐赠人需要通过AF捐赠科大（定点捐赠，专款专用，通过AF捐赠到科大教育基金会的指定项目，最多可达10年内1亿人民币）， 需要AF回复可行性。
• USTCAF是IRS 501C(3) Public Charity, 要保持这个Status需要在连续两年内至少一年符合 Public Charity 资格（过去五年总收入里公众捐赠占比超过1/3）。
• 按照这个要求和AF的现有捐赠数据推算，AF今年(4~5年内)可以接受一笔~$1.5M。但是根据Steven和John的初步分析和CPA的初步意见，有些特殊情况可以接受单笔大额捐赠而不影响Public Charity Status.
• 需要律师的专业意见进一步核实。财务组（Steven和John）正在找两个Non-Profit 律师行要preliminary quotation。

o   Follow up: Steven和John 收集相关材料，理事会一起讨论决定。

• 相关的律师费和如果年收入超过$2M时IRS需要的第三方财务Audit费用可以从大额捐赠的手续费用里出（估计大概占比1~3%）.
• 详细文件https://basecamp.com/1999944/projects/4682542/messages/91927139

3. 今年的募捐计划和项目 - Discussions by ALL 

• AF这几年捐赠数额没有大的变化， 足够现有项目开销但需要扩大规模，增加影响力。
• 需要大家集思广益，看有什么新的项目可以增加新的募捐来源。比如今年科大李卫平老师牵线跟John/新乐谈妥的科大创新教育项目和相关募捐；以及跟华米/科大体育部/网协一起冠名募捐设立科大的网球大赛项目等体育项目（专项募捐）等。
• Follow up (ALL): Any other programs we can work with USTC and stimulate more donations?

4. 运行经费，包括秘书处的经费 - 胡荣湘

• 秘书处刘多提供了2019年理事会通过的前秘书处负责人张玮提交的2019年秘书处每季度经费预算和第三第四季度执行情况。第四季度的经费还没有派放。理事会同意按2019年的决议派放2019第四季度经费，

o   Follow up: 秘书处刘多按照程序申请补发实际执行经费。

• Review了秘书处刘多提交的工作总结和2020年计划。

o   Follow up: 秘书处提交2020年经费方案按需要按照程序提出申请。

• 详细文件https://basecamp.com/1999944/projects/4682542/messages/91927139

5. Goodwill summary and any new proposals:

 5.1 GW工作报告和GW复审规则的表决 - 周为民

& 5.2 GW additional guideline proposals- 刘新乐

• 2019年度的GW已经发放，按照2016年理事会定的规则执行。挂科学生资助额减半（减掉￥1500）。
• 新乐提案更改2016年理事会的GW执行决议，挂科改为减少金额￥1000.

o   理事会投票决议通过提案. 投票结果:

• 7票赞成：世宏，新乐，李逊，张冬欣，胡荣湘，王艾伦，李先进
• 2票未投：庞华栋，谭雪环
• 因为疫情影响，科大提交GW名单比往年晚了几个月。
• 科大提交了2020年GW拟资助名单。GW工作小组复审发现有两位学生申请到了三个助学金（非贷款/奖学金），总额九千多到10200。AF 现有的Guideline没有明确规定每个学生最多的每年总助学金金额，需要理事会决议总金额数目（

o   Follow Up： 新乐和为民确定GW项目的Guideline， $6200? Or?,在理事会邮件组表决定案。

相关详细文件：

https://basecamp.com/1999944/projects/6347229/messages/92009043#events_message_92009043

https://docs.google.com/document/d/1RHUq2F9P8gwJmggsnklON6mZFvJ3iuKNec_OaJ6btgA/edit?usp=sharing

6. 基金管理的讨论： 迟世宏

• 世宏分析了NASDA　vs　S&P 500过去10年的涨幅， S&P500 涨了2倍多， NASDA涨了4倍。提议AF的资金中用于投资的部分从现在的S&P 500改成NASDA。
• 因为时间关系没有能够展开讨论这个议题，

o   Follow Up： 在理事会邮件组跟进讨论决定AF投资组合方案。

7. 其它议题和建议:

• 李嘉这周完成了AF邮件组迁移到Microsoft。新的邮件服务可以支持更多 @ustcaf.org 邮箱。 建议给每个理事和AF项目负责人等设立单独的 @ustcaf.org 邮箱，跟AF相关的邮件通讯用 @ustcaf.org 邮箱。

o   Follow Up： 还没有 @ustcaf.org 邮箱的理事和officers 请跟李嘉联系设立个人邮箱。迁移完成后秘书处更新所有人的邮箱和相应邮件组。